FFAW-Mitarbeiter-Befragung
Themen:
- Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen nach § 5, ArbSchG
Zielgruppen:
- Mittlere und größere Unternehmen und Organisationen ab 100 Mitarbeiter
Profil:
- Umfangreiche Erfahrungen mit Mitarbeiter-Befragungen, insbesondere für mittlere und größere Unternehmen und Organisationen mit Sicherstellung einer höchstmöglichen Anonymität und Wahrung des Datenschutzes
- Es wird der COPSOQ-Fragebogen verwendet, der genau den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Die Standardversion des COPSOQ kann auf Wunsch um Fragemodule zu „Kund:innenkontakt“ (Patient:innen, Bürger:innen usw.), „sexueller Belästigung am Arbeitsplatz“, Arbeit im „Home-Office“, „Pädagogik“ und „Angeboten der betrieblichen Gesundheitsförderung“ ergänzt werden.
Und so funktioniert die Zusammenarbeit zwischen C.U.P./FFAW und Ihnen
Ablauf
- Vorgespräch zwischen dem C.U.P. -Institut und Ihnen (z.B. Vorgehensweise, Bestimmung der Gruppen, Anpassungen an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens, Abstimmung über die Fragen)
- Briefing von C.U.P. an FFAW; Auftragserteilung
- Danach schaltet die FFAW in der Online-Version die Webseite frei und stellt den Zugang für die Beschäftigten bereit (wahlweise generischer oder individueller Login). Bei der Papier-Version sendet Ihnen die FFAWn Fragebogen und portofreie Rückumschläge zu.
- Die Beschäftigten füllen den Fragebogen aus und senden ihn anonym an die FFAW. Der Befragungszeitraum umfasst meist 4 Wochen. Üblicherweise werden die Beschäftigten etwa eine Woche vor Befragungsende an die Teilnahme erinnert. Bei Bedarf wird die Freischaltung der Webseite bzw. Rücksendefrist für Papierbogen verlängert.
- Die FFAW wertet die eingegangenen Daten auf Gesamt- und Gruppenebene aus. Für Gruppen mit weniger als 5 Personen werden keine Aussagen getroffen. Aus statistischen Gründen sowie zur Wahrung der Anonymität kann eine größere, aber keine kleinere Mindestfallzahl vereinbart werden.
- Die Werte Ihres Unternehmens werden mit Werten aus der COPSOQ-Referenzdatenbank verglichen. Umgekehrt werden die Angaben der befragten Beschäftigten in anonymisierter Form in die Datenbank aufgenommen.
- Die FFAW berichtet innerhalb von vier Wochen nach Befragungsende die Ergebnisse. Aus dem externen Vergleich des befragenden Unternehmens mit den Werten aus der Datenbank und dem internen Gruppenvergleich gehen die Stärken und Schwächen (Gefährdungen) Ihres Unternehmens hervor.
- Ihr Unternehmen entscheidet auf der Grundlage der Befragungsergebnisse über das weitere Vorgehen (z. B. Diskussion der Ergebnisse, Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen). Bei Bedarf unterstützt C.U.P Ihr Unternehmen bei der Entwicklungen und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen der Arbeitsbedingungen
Nutzen
- Erfüllung der gesetzlichen Pflicht laut §5 Arbeitsschutzgesetz
- Detaillierte Analyse der Unternehmenskultur
- Handlungsempfehlungen zur Optimierung der aktuellen Belastungssituation
- Keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich
Preise und Konditionen (seit 11.2.2024).
Die Preise richten sich nach der Anzahl der zu befragenden Personen.Zum Preis-Kalkulator >>> https://www.copsoq.de/preise/
Mitarbeiterbefragung auf der Basis der GDA-Empfehlungen *)
*) Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie
In Deutschland ist die Analyse psychischer Belastungen ein Bestandteil der gesetzlich vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilung (ArbSchG §5ff). In Österreich ist dies die Arbeitsplatzevaluierung (ASchG §§ 4,5). Verantwortlich für die Planung und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung ist der Arbeitgeber.
Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) ist eine Initiative von Bund, Ländern, gesetzlichen Unfallversicherungen und Sozialpartnern, die Qualitätsgrundsätze der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen verabschiedet und Empfehlungen zur Durchführung ausgesprochen hat. Der COPSOQ misst psychische Belastungen im Sinne der GDA
Hinweise zum Ablauf der Befragung
Die Teilnahme an der Befragung ist immer freiwillig. Vor dem Ausfüllen des Fragebogens wird das Einverständnis jeder Person eingeholt, an der Befragung teilzunehmen. In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt. In der Online-Version schaltet die FFAW für den festgelegten Befragungszeitraum einen sicheren Link zum Fragebogen sowie den Zugang zum Fragebogen über einen vereinbarten Zugangscode frei.
Variante 1: Generischer Zugang
Die FFAW generiert einen allgemeinen, für alle zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderten Personen identischen Zugangscode. Der Betrieb übermittelt diesen Code an alle Mitarbeiter:innen.
Variante 2: Personengenauer Zugang
Die FFAW generiert einen individuellen Zugangscode für jede zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderte Person. Dieses Passwort wird auf der Grundlage einer vom Betrieb übermittelten E-Mail-Liste von der FFAW an den:die einzelne:n Mitarbeiter:in gesendet. Diese Liste wird vom Betrieb über einen verschlüsselten Upload-Link an die FFAW gesendet. Die FFAW verschickt den individuellen Zugangscode in der Regel zu Beginn der Befragung und kurz vor Ablauf des Befragungszeitraums zur Erinnerung.
Die Zuordnung von E-Mail-Adresse, Zugangscode und Angaben zu den psychischen Belastungen dient keinem anderen Zweck als der Sicherstellung der einmaligen Teilnahme an der Befragung. Die Liste der E-Mail-Adressen wird nach Abschluss der Befragung umgehend vernichtet.
Variante 3: Los-Verfahren
Die FFAW generiert nicht-personenbezogene Zugangscodes nach Anzahl der zur Teilnahme aufgeforderten Personen. Diese Codes werden auf einzelne Papierbogen gedruckt und in unbedruckte Briefumschläge verpackt. Die Umschläge werden verschlossen und dem Betrieb zugeschickt. Dort werden die Umschläge mit den darin enthaltenen Codes nach dem Zufallsprinzip an die Mitarbeiter:innen verteilt. Auf diese Weise gibt es keine Möglichkeit, über die Zugangscodes Personen und deren Angaben in Verbindung zu bringen.
Evaluation
Im Zuge einer Wiederholungsbefragung - empfohlen nach 1-2 Jahren - können Veränderungen von Belastungen im Zeitverlauf geprüft und die Wirkungen von Verbesserungsmaßnahmen reflektiert werden (Evaluation). Die Gegenüberstellung der Ergebnisse verschiedener Befragungszeitpunkte ist bei uns automatisch in der Folgebefragung enthalten.
Eine Messung in regelmäßigen Abständen passt zu dynamischen Konzepten des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) und der „lernenden Organisation“.Mit der Wiederholungsbefragung erfüllt sich letztlich der Sinn der Betrieblichen Gefährdungsbeurteilung (GBU) als Prozess der methodisch kontrollierten Verbesserung psychischer Belastungen.
Datensicherheit und -übertragung
Selbstverständlich erfüllt die FFAW die gesetzlichen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ziel einer Befragung mit dem COPSOQ ist die Erhebung psychosozialer Arbeitsfaktoren in einem Betrieb. Nach Namen, Adressen, Telefonnummern oder anderen persönlichen Daten wird von uns niemals gefragt. Vor Beginn der Befragung schließt die FFAW mit jedem Unternehmen eine Vereinbarung zum Datenschutz (DS-Vereinbarung), um
- die Arbeitsweise transparent zu machen und zu erläutern (z. B. wie Anonymität sichergestellt wird),
- die Befragung auf einem für alle Beteiligten (FFWA, das Unternehmen, die Befragten) sicheren rechtlichen Boden durchzuführen und die jeweiligen Befugnisse und Aufgaben klar zu benennen
- und die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) der FFWA zur Datensicherheit zu beschreiben.
Die Teilnahme an der Online-Befragung ist von jedem Computer mit Internetzugang aus möglich. Der Fragebogen wird auf einer eigens eingerichteten (Sub-)Domain der COPSOQ-Hauptseite bereitgestellt. Diese Webseite ist über Suchmaschinen nicht (!) zu finden.
Die elektronische Übertragung von Daten zur FFAW erfolgt über eine sichere Verbindung nach aktuellem Stand der Technik. Es werden keine Übertragungsdaten wie IP-Adresse oder Browser-Version gespeichert. Lediglich Datum und Uhrzeit bei Beginn und Ende der Sitzung werden zur Ermittlung der durchschnittlichen Ausfülldauer anonymisiert gespeichert. Falls personengenaue Zugangsdaten vergeben werden (s. o.) und eine Einladung zur Teilnahme per E-Mail erfolgt, dient die Zuordnung von Zugangsdaten und Befragungsdaten ausschließlich der Kontrolle der einmaligen Teilnahme an der Befragung je Person. Die E-Mail-Adressen und Angaben werden dabei nicht zusammen gespeichert. Mit Ende der Befragung werden die E-Mail-Adressen umgehend vernichtet.
Schließt eine Person das Ausfüllen des Online-Fragebogens ab, wird aus ihren Angaben ihr individuelles Belastungsprofil errechnet und für sie dargestellt (Direkt-Feedback). Die Möglichkeit zur Ansicht bzw. zum Ausdruck oder Speichern dieses Feedbacks besteht nur in diesem Moment und nur für diese Person bis zum Schließen des Fensters. Zur Generierung des Direkt-Feedbacks werden lediglich die für die Darstellung notwendigen technisch Daten in einem Container abgelegt. Mit Verlassen der Ergebnisdarstellung und dem Schließen des Browsers werden alle für die Sitzung technisch notwendigen Daten nach kurzer Zeit gelöscht. Dasselbe gilt bei Inaktivität beim Ausfüllen des Fragebogens.
In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt.
Anonymität
Spätestens vier Wochen nach Ende der Befragung werden die Ergebnisse für den Gesamtbetrieb und seine Untereinheiten (z. B. Abteilungen, Bereiche, Referate) vorgelegt. Der Ergebnisbericht für den Betrieb enthält die Mittelwerte für alle mit dem COPSOQ abgedeckten psychosozialen Aspekte der Arbeitssituation. Es werden ausschließlich Ergebnisse für Gruppen ab einer vor Befragungsbeginn festgelegten Mindestgröße (mind. 5 Personen, auf Wunsch mehr) berechnet und dargestellt. Dadurch kann nicht auf einzelne Personen rückgeschlossen werden.
Die Auswertung von Daten erfolgt also stets anonymisiert. Wird die festgelegte Mindestgröße in einer Untereinheit unterschritten, wird für diese Untereinheit kein Ergebnis ausgewiesen. Die Einheit kann jedoch auf Wunsch mit einer oder mehreren anderen Einheiten zusammengefasst werden, um die vereinbarte Mindestgröße zu erreichen.
Die Angaben zu den psychischen Arbeitsbelastungen, die mit der Befragung erhoben werden, werden unter Abtrennung betriebsspezifischer Angaben (Name des Betriebs, Organisationseinheit, Tätigkeitsschwerpunkt) in die COPSOQ-Datenbank eingepflegt. Aus den auf diese Weise anonymisierten Angaben von über 600.000 Befragten werden u. a. berufsgruppenspezifische Belastungsprofile ermittelt. Alle Analysen und die Darstellung von Ergebnissen aus der COPSOQ-Datenbank erfolgen auch hier ausschließlich auf Basis von Gruppen. Rückschlüsse auf die Angaben einzelner Personen sind deshalb – ebenso wie Rückschlüsse auf Betriebe – nicht möglich
